Records management et dématérialisation

What you will learn

At the end of this course, you will be able to:

Grâce à la mise en place d’une méthodologie de Records Management agrémentée de compétences en gestion de projet, nous pourrons travailler ensemble sur plusieurs thèmes :

L’introduction aux normes organisationnelles et techniques de la gestion documentaires
Les fondamentaux normatifs du Records Management
La numérisation des documents
La GED (Gestion Electronique de Document)
La prise de valeur probatoire de la documentation numérique, notamment au travers de la signature électronique
L’archivage électronique à valeur probatoire et historique

Description

La production numérique ne cesse d’augmenter. On crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données à l’intérieur de nos organisations et avec nos partenaires. Dans une grande majorité des cas, cette nouvelle masse d’information n’est pas exploitée à sa juste valeur : perte et doublon de documents, corruption de l’intégrité de données à valeur probatoire, archivage limité et désorganisé, classement très personnel sans logique de partage au sein de la structure, etc.

L’objectif de ce Mooc est donc de vous donner les clefs pour mener à bien un projet de gestion documentaire et d’organisation de données, sur tout le cycle de vie de l’information, de la création/réception des documents, jusqu’à leur archivage à valeur probatoire.

Grâce à la mise en place d’une méthodologie de Records Management agrémentée de compétences en gestion de projet, nous pourrons travailler ensemble sur plusieurs thèmes  :

L’introduction aux normes organisationnelles et techniques de la gestion documentaires
Les fondamentaux normatifs du Records Management
La numérisation des documents
La GED (Gestion Electronique de Document)
La prise de valeur probatoire de la documentation numérique, notamment au travers de la signature électronique
L’archivage électronique à valeur probatoire et historique

Format

Ce MOOC se déroule sur 6 semaines. Chaque semaine comporte cinq séquences. Chaque séquence est composée d’une vidéo vous présentant une thématique ainsi qu’un quiz qui vous permet de faire le point sur vos acquis.
Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.
Pour chaque semaine, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par webconférence.

Prerequisites

Avoir un connaissance technique informatique de premier niveau ou une connaissance archivistique de premier niveau.

Assessment and certification

Cinq tests hebdomadaires et un test final de type QCM, permettent l’obtention de l’attestation de suivi avec succès.

Course plan

Semaine 1 - Les fondamentaux du Records Management :

Introduction à la dématérialisation et à la gestion de la valeur probatoire
Le Records Management
Les normes organisationnelles de l’ingénierie documentaire
La gouvernance de l’information et des données
Une vision de la gouvernance outillée : les outils d’EverTeam

Semaine 2 - Les rappels de l’archivistique

Les théories archivistiques de 45 à nos jours
Rappel de l'organisation des archives en France
Encodage XML et description des archives
L'évolution de la production documentaire administrative en France
L’évolution du métier de l’archiviste

Semaine 3 - La capture de l’information

Numérisation des documents
Les fondamentaux de la GED
Mener un projet de GED
Présentation de quelques outils
Démonstration rapide d’une GED leader : Alfresco

Semaine 4 - La gestion de la valeur probatoire

La signature électronique
La Blockchain
Le RGPD
RGI et RGS
Démonstration rapide d’un parapheur leader : iXParapheur de SRCI

Semaine 5 - Archivage électronique

Les normes techniques de l’ingénierie documentaire
Les fondamentaux du Système d’Archivage Electronique (SAE)
Mener un projet de SAE
Présentation de quelques outils
Démonstration rapide d’un outil leader : VITAM

Semaine 6 - Les applications concrètes

La dématérialisation des factures
La dématérialisation du dossier de l’agent/salarié
La dématérialisation des marchés publics
La dématérialisation de l’application du droit des sols

Course runs

Archived

From March 2, 2020 to April 6, 2020
From Jan. 12, 2022 to March 10, 2022

Course team

Thibault Ribba

La Fabrique à MOOC du CNAM

Organizations

Conservatoire National des Arts et Métiers

Hesam Université

Experts qui sont intervenus

Alain Broustail : Co-fondateur de Blockchain EZ
Roger Gimenez : Consultant en dématérialisation, valeur probatoire et archivage électronique
Alice Grippon : Directrice de la diffusion et des partenariats Programme Vitam
Noureddine Lamriri : Vice President Expertise Produit - Everteam
Camille Lepoittevin : Directrice de projet SRCI, Operateur de services de confiance
Charles de Ternay : Consultant en dématérialisation et archivage électronique, Xdemat
Julien Triaire : Consultant en dématérialisation et archivage électronique chez Xdemat

Partenaires

XDEMAT - Xdemat est un cabinet de consultants spécialisé dans l’archivage électronique et la dématérialisation. Llien vers leur site web : http://www.xdemat.fr/

License

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