Enrollment is closed
  • End of Registration
  • Registration closed
  • Classes Start
  • sep 17 2015
  • Classes End
  • nov 08 2015
  • Estimated Effort
  • 02:30 h/week
  • Language
  • French

À propos du cours

Envoyer un courriel, faire un achat sur Internet, copier des images, ces activités ont changé notre quotidien par nos gestes, nos façon de communiquer, et finalement notre rapport aux documents.

Or ces « gestes numériques » génèrent des impacts et des risques dans nos organisations.
Ne pas savoir comment trouver les documents, combien de temps les conserver, comment organiser leur circulation, comment faire en sorte de travailler avec la bonne version, quel outil utiliser, quels sont les documents numériques pouvant être utilisés à des fins de preuves : tous ces problèmes sont générateurs de risques pouvant affecter le fonctionnement, voire les résultats de nos projets.
Les méthodes de gestion documentaire, mises en œuvre au sein de nos organisations, doivent apporter des garanties de fiabilité et de qualité par la maîtrise des risques.

Ce Mooc propose de vous initier aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l'univers numérique.

Objectifs :


Ce Mooc a pour objectifs :

  • de vous initier aux méthodes de gestion documentaire ;
  • de clarifier la notion de gouvernance appliquée aux documents numériques ;
  • d’apporter des réponses en matière de gestion des risques dans les pratiques professionnelles ;
  • de sensibiliser les professionnels ou les étudiants sur les obligations existantes, notamment dans un contexte international ;
  • d’apporter un éclairage sur la notion de qualité et de l’usage des normes internationales pour la gestion des documents d’activité.

Format

Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d'une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par hangout.

À qui s'adresse ce Mooc ?

Ce Mooc s’adresse aux documentalistes, archivistes, records managers, qualiticiens, gestionnaires de bases de données, aux professionnels, cadres et étudiants intéressés par les projets de gestion documentaire ainsi qu'à toutes celles et ceux qui cherchent à mieux appréhender la gestion des documents sous l’angle de la gouvernance, des standards internationaux, du cadre juridique des outils ou de l’amélioration de la performance.

Prérequis

Il n’y a pas de prérequis obligatoire pour s’inscrire.

Équipe pédagogique

Michel Cottin

Michel Cottin est professeur associé au CNAM/INTD depuis 2014. Il anime le certificat «Maitrise de l’archivage à l’ère numérique» ainsi que les cours sur les fondamentaux du records management – gestion des documents d’activité, dans le cadre du titre professionnel «Chef de projet en ingénierie documentaire».
Expert en normalisation internationale, Membre de la Commission de normalisation ISO TC 46/SC11/CN11 depuis 2008, il est administrateur de l’ADBS et exerce la responsabilité de Records Manager de la division Innovation Marketing Technologie du groupe Orange. Twitter : @MCottin

Avec la participation de :

Céline AVIGNON, avocate, Cabinet Alain Bensoussan (France) ; Caroline BUSCAL, consultante chez SERDA-ARCHIMAG (France) ; Marlène CAILLEAU, responsable pôle conseil – RECALL (France) ; Aida CHEBBI, enseignante à l’Institut supérieur de documentation de Tunis (Tunisie) ; Michel COTTIN, records manager chez Orange Labs, professeur associé au Cnam (France) ; Sandra DECKMYN, responsable pôle GED chez SYSTRA (France) ; Anne DE COOLS, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Marie DEMOULIN, professeure adjointe en droit des sciences de l’information à l’Université de Montréal (Belgique – Canada) ; Sylvie DESSOLIN-BAUMANN, directrice du Centre national d’archives de la formation professionnelle, AFPA (France) ; Pierre FUZEAU, directeur général et conseil chez SERDA-ARCHIMAG (France) ; Sandra HOLGADO, records manager et archiviste, EDF (France) ; Carole GUERRY, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire », Cnam-INTD (France) ; Arnaud JULES, head information and records manager chez Orange (France) ; Gilliane KERN, conseillère en gestion des documents - Docuteam Sàrl (Suisse) ; Antoine LAURENT, responsable des pratiques d’archivage, Docapost (France) ; Patricia LEPETIT, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Johanne LESSARD, records Manager, analyste chez Bombardier (Québec) ; Marion LETELLIER, consultante outils collaboratifs chez AVANADE (France) ; Charlotte MADAY, archiviste de l’Université Paris Diderot - Paris 7 (France) ; Sarah MARKIEWICZ, doctorante en droit des technologies de l’information, Université de Montréal et d’Aix-Marseille (France) ; Philippe MARTIN, consultant indépendant (France) ; Sabine MAS, professeure agrégée - École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) -Université de Montréal (Canada) ; Chloé MOSER, présidente de la Commission formation, emploi, métiers de l’Association des archivistes français (France) ; Marie-Françoise NESME, consultante associée, expert en certification ISO 9001 et ISO 30301 (France) ; Emeline OSMOND, chef de projet Archivage électronique, Docapost (France) ; Florence OTT, professeur en gestion documentaire - Université de Moncton (Canada) ; Dominique PLUCHON, consultant Gdoc Lasercom (France) ; Michel ROBERGE, expert en gouvernance documentaire, Gestar (Québec) ; Marcella SAMPIC, avocate au barreau de New York (États-Unis d’Amérique) ; Delphine SURCIN, étudiante en Master II « Chef de projet en ingénierie documentaire » Cnam-INTD (France) ; Natasha WILLIAMS, avocate au barreau de Caroline du Nord (États-Unis d’Amérique) ; Jean-Daniel ZELLER, archiviste principal - Hôpitaux Universitaires de Genève (Suisse).

Plan du cours

Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence.

Semaine 1 - Introduction et fondamentaux

  • Concepts clés du records management – gestion des documents d’activité
  • Caractéristiques des documents d’activité numériques
  • Cycle de vie
  • Données personnelles et gestion du cycle de vie (2 séquences)
  • Contraintes juridiques
  • Conserver ou non les documents d’activité numériques

Semaine 2 - La gouvernance

  • Gouvernance : stratégie, organisation (première partie)
  • Réversibilité des données et documents d’activité
  • Gestion des documents d’activité à valeur probante
  • Système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon la norme ISO 30301
  • Comment convaincre ? du dirigeant à l’assistant

Semaine 3 - Évaluation des risques et lancement d’un projet

  • Analyse des risques
  • Analyse des processus
  • Projet gestion des documents d’activité (GDA)
  • Document control
  • Élaborer un plan d’action

Semaine 4 - Gestion des ressources et des outils

  • Professionnels et métiers
  • Logiciels et gestion des documents d’activité
  • Formats et garantie de pérennité
  • Normes dans le domaine du records management / gestion des documents d’activité
  • ISO 9001 et gestion des documents d’activité

Semaine 5 - Maîtrise et efficacité

  • Métadonnées
  • Classification
  • Outils de travail collaboratif
  • Gestion électronique de documents (GED)
  • Système d’archivage électronique (SAE) et la certification

Semaine 6 - Évaluation de la performance

  • Investigation électronique – e-discovery
  • Travailler avec des prestataires – les enjeux de l’externalisation
  • Audit de certification d’un système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon l’ISO 30301
  • Gouvernance, les exigences de l’ISO 30301 (seconde partie)
  • Conclusion du Mooc

Lectures recommandées

  • CHAVE, Isabelle (sous la direction de). Abrégé d’archivistique, AAF, 2012.
  • DARSA, Jean-David, 365 Risques en entreprise : une année de risk management, GERESCO EDITION, 2014.
  • ISO 30300:2011, Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité -- Principes essentiels et vocabulaire.
  • OTT, Florence (sous la direction de). L’apport de la gestion documentaire à la gouvernance de l’information. Les cahiers du numérique, ED. Lavoisier, Numéro 2, 2015.

Évaluation

Des épreuves hebdomadaires et une épreuve terminale de type QCM, permettent l’obtention de l’attestation de suivi avec succès.

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